1. Einleitung

Im Folgenden informieren wir, Reetz Sohm Rechtsanwälte KlG (nachfolgend Reetz Sohm, wir oder uns) darüber, wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung ist nicht zwingenderweise eine vollständige Beschreibung all unserer Datenbearbeitungen. Es können andere Datenschutzerklärungen unter bestimmten Umständen anwendbar sein.

Der Begriff “Personendaten” bezeichnet in dieser Datenschutzerklärung alle Angaben, die eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (betroffene Person) identifizieren oder vernünftigerweise zur Identifizierung einer natürlichen Person verwendet werden könnten.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung steht im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (“GSGVO”) und dem Schweizer Datenschutzgesetz (“DSG”). Ob bzw. in welchem Umfang diese Gesetze anwendbar sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten, Identität der Verantwortlichen

Die Reetz Sohm Rechtsanwälte KlG ist verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen:
Obere Wiltisgasse 52
Postfach 441
CH-8700 Küsnacht
Tel.: +41 44 421 10 00
E-Mail: info@reetz-sohm.ch

Erhebung personenbezogener Daten bei rein informatorischer Nutzung der Webseite

Wir bearbeiten primär diejenigen Personendaten, die uns im Rahmen unserer Mandatsbeziehung von unseren Klienten oder beteiligten Dritten verfügbar gemacht werden sowie solche, die wir beim Betrieb unserer Website von deren Nutzern erheben.

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von Behörden oder sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir oder unsere Klienten Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen, Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).

Insbesondere wollen wir Sie auf die folgenden Arten der Datenerhebung bzw. -bearbeitung aufmerksam machen:

Informatorische Benutzung der Website

Sofern Sie die Website bloss informatorisch nutzen, d.h. wenn Sie weder das Kontaktformular oder uns sonst Informationen übermitteln, erheben wir keine personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der Daten, die Ihr Browser übermittelt, um Ihnen den Besuch der Webseite zu ermöglichen.
Diese sind namentlich:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche

Diese Daten werden von uns zwecks Systemsicherheit und -stabilität, Fehler- und Leistungsanalyse sowie zu internen statistischen Zwecken erhoben und bearbeitet und ermöglichen uns die Optimierung unserer Website.

Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular ausfüllen, werden die dabei erfassten Daten per E-Mail an die E-Mail-Adresse info@reetz-sohm.ch geschickt. Der E-Mail-Server läuft über die Server der Betreiber, welche allesamt in der Schweiz stehen. Eine Datenweitergabe an Dritte findet diesbezüglich nicht statt.

Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, (via das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Chat, per Brief oder über andere Kommunikationsmittel) erheben wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten und der Randdaten der Kommunikation. Wenn wir Telefongespräche oder Videokonferenzen aufzeichnen würden, z.B. zur einfacheren anschliessenden Protokollierung, werden wir Sie vorgängig darauf hinweisen. Solche Aufzeichnungen dürfen nur in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen gemacht und verwendet werden.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Personendaten, welche von uns erhoben wurden, werden in erster Linie verwendet, um Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln. Dies geschieht insbesondere im Rahmen der Erbringung, Dokumentation und Abrechnung unserer Rechtsdienstleistungen mit unseren Klienten. Wenn Sie für einen solchen Klienten oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

• Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
• Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung ihrer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
• Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites und weiteren Plattformen;
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);

Insofern Sie in die Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke eingewilligt haben (bspw. durch das Ausfüllen des Kontaktformulars oder durch die Anmeldung zum Erhalt des Newsletters), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage dafür haben.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

4. Cookies / Tracking und andere relevante Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir können auf unseren Websites unter Umständen “Cookies” und vergleichbare Techniken einsetzen, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können Sie so wiedererkannt werden, selbst wenn man nicht weiss, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden (“Session Cookies”), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern (“permanente Cookies”).

Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren.

Wir setzen auf unseren Websites eine eingebettete Version von Google Maps (maps.google.com) ein, welche Ihren Browser eine Anfrage an die ebengenannte Website senden lässt. Diesbezüglich gelten die Nutzungsbedingungen (insb. Cookie-Richtlinien und Datenschutzerklärung) von Google. Wir haben weder Einsicht noch Kontrolle über die dadurch zwischen Ihrem Browser und Google ausgetauschten Informationen bzw. Cookies.

Mit der Nutzung unserer Websites stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen.

5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, geben wir, soweit erlaubt und es uns angemessen erscheint, Daten an Dritten bekannt. Dies kann geschehen, weil diese Dritte die Daten für uns bearbeiten oder weil sie die Daten für ihre eigenen Zwecke bearbeiten. Dabei können Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern bekannt gegeben werden:

• Unsere Dienstleister bzw. Auftragsbearbeiter (innerhalb von Reetz Sohm sowie extern, wie z.B. IT-Provider, Banken, Versicherungen);
• in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichten;
• sonstige Geschäftspartner;
• Klienten;
• Gegenparteien und ihre Rechtsvertreter

alle gemeinsam Empfänger.

Diese Empfänger befinden sich teilweise in der Schweiz, zu einem anderen Teil jedoch auch im Ausland. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in die Länder Europas und den USA rechnen, wo sich gewisse von uns benutzten Dienstleister befinden (wie z.B. Microsoft).

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

6. Dauer der Speicherung von Personendaten

Soweit nicht anders angegeben, speichern wir Ihre Personendaten so lange, wie wir dies zur Einhaltung der geltenden Gesetze als notwendig oder angemessen erachten oder so lange wir es für die Zwecke, für die sie bearbeitet werden, als notwendig erachten. Dies bedeutet also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Es ist möglich, dass Personendaten für den Zeitraum aufbewahrt werden, in welchem Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke).

Wir löschen Ihre Daten grundsätzlich sobald diese nicht mehr benötigt werden und auf jeden Fall nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen maximalen Aufbewahrungsfrist. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

7. Datensicherheit

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst.

Wir können keine Garantie für die Sicherheit von Datenübertragung via Internet übernehmen. Insbesondere wenn Personendaten per E-Mail übertragen werden, besteht ein gewisses Risiko des Zugriffs durch Dritte.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt wird.

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Personendaten. Weiter haben sie ein Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung oder auf Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen,sowie das Recht, dass wir ihnen gewisse Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität) herausgeben.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns das Recht vorbehalten, gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen, soweit anwendbar, geltend zu machen, bspw. wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

Über die Möglichkeit, eine abgegebene Einwilligung zu widerrufen, wurde bereits in Ziff. 3 informiert. Bitte beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Vereinbarungen stehen kann und Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen nach sich ziehen kann. Diesfalls werden Sie vorgängig von uns informieren, sofern dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

10. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann von uns jederzeit und ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Für den Fall, dass diese Datenschutzerklärung ein Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise darüber informieren.